Rechtliche Grundlagen (Bund)
Mit der EU-Richtlinie 2010/45/EU zur rechtlichen Gleichstellung von elektronischen Rechnungen mit Papierrechnungen, dem Abgabenänderungsgesetz 2012 sowie dem § 5 IKTKonG wurden die rechtlichen Grundlagen für die Umsetzung der e-Rechnung an den Bund geschaffen.
Die EU-Richtlinie 2014/55/EU verpflichtet alle Stellen der öffentlichen Verwaltung aller Mitgliedsländer seit dem 18. April 2019 e-Rechnungen zu akzeptieren. Mit der Bereitstellung des Verfahrens der Bundeslösung auch für andere Rechnungsempfänger sind die technischen Voraussetzungen zur raschen und einfachen Umsetzung dieser EU-Richtlinie bereits jetzt gegeben. Eine Verpflichtung für die Vertragspartner zur Übermittlung von e-Rechnungen an die anderen Rechnungsempfänger entsteht dadurch jedoch nicht. Nicht primäre Beschaffer laut BVergG 2018 mussten die Regelung erst 12 Monate später, also am 18. April 2020 umgesetzt haben.
Die Einbringung der e-Rechnungen im Wege des USP bietet aufgrund des authentifizierten Zugangs die volle Übertragungssicherheit im Sinne des UStG und des SigG. Die Rechnungen müssen nicht signiert sein. Signierte Rechnungen werden jedoch angenommen.
IKTKonG - Bund
Das IKT-Konsolidierungsgesetzes (IKTKonG, Erläuterungen, e-Rechnungsverordnung) sieht die verpflichtende Übermittlung von e-Rechnungen im Waren- und Dienstleistungsverkehr an den Bund ab 1.1.2014 vor.
Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, gesendet, empfangen und verarbeitet wird und zumindest die im § 11 Abs. 1 UStG 1994 genannten Rechnungsmerkmale enthält.
Ausländische Vertragspartner von Bundesdienststellen sind nach Maßgabe der technischen Möglichkeit zur Ausstellung und Übermittlung von e-Rechnungen verpflichtet.
Zur Übermittlung der e-Rechnung haben sich die Vertragspartner eines vom BMF zur Verfügung gestellten Portals zu bedienen. Als Portale für die Einbringung einer e-Rechnung kommen insbesondere das USP und die Peppol-Transport-Infrastruktur zur Anwendung.
Bei der Einbringung der e-Rechnung erfolgt eine automationsunterstütze formelle Prüfung der e-Rechnung. Erst bei Vorliegen der formalen Fehlerfreiheit erfolgt die Übernahme durch die Bundesdienststelle. Danach gilt die e-Rechnung als ordnungsgemäß eingebracht.