Prozess e-Rechnung an den Bund/Schulbuch (UEW) (Bund)

Der beschriebene Prozess gilt für alle Schulen im Zusammenhang mit Beschaffungen zu Lasten des Familienlastenausgleichsfonds (FLAG).

• Die Schule bestellt UEW (Unterrichtsmittel eigener Wahl) beim Händler unter Beachtung des gültigen Budgetrahmens (dieser ergibt sich aus Schulbuch-Online).
• Der Händler liefert die Ware an die Schule (entweder durch eigene Zustellung oder durch einen Zustelldienstleister).
• Der Händler stellt einen Lieferschein bzw. eine Rechnungskopie aus, woraus die Beschreibung der Ware, deren Menge und deren Preis hervorgehen müssen.
• Der Lieferung ist der Lieferschein bzw. eine Rechnungskopie beizuschließen.
• Die Schule überprüft den Umfang und die Richtigkeit der Lieferung und bestätigt den Lieferumfang und dessen sachliche Richtigkeit auf dem Lieferschein bzw. auf der Rechnungskopie.
• Die Schule sendet den bestätigten Lieferschein bzw. die bestätigte Rechnungskopie als PDF-Dokument mittels E-Mail an den Händler. Die postalische Übermittlung in Papierform ist nicht erforderlich.
• Der Händler sendet e-Rechnung und Lieferschein bzw. die Rechnungskopie als PDF an das FLAG-Team des zuständigen Finanzamtes.
  • Zum größten Teil verwenden die Schulbuchhändler das Fakturierungsprogramm KÖBU-Win oder Book-Hit. Es handelt sich dabei um spezielle Programme für Schulbuchhändler, die es ermöglichen, Bestellungen und Lieferungen zu dokumentieren.
  • Diese Programme ermöglichen es dem Schulbuchhändler, den Lieferschein bzw. eine Rechnungskopie auszustellen.
  • Weiters ermöglichen diese Programme auch die Ausstellung der e-Rechnung, welche sodann über das Unternehmerserviceportal übermittelt wird.
  • Der Händler scannt den bestätigten Lieferschein bzw. die bestätigte Rechnungskopie ein und übermittelt wie oben beschrieben diese(n) zusammen mit der e-Rechnung.
  • Falls der Händler den Lieferschein nicht wie oben beschrieben elektronisch übermitteln kann, wird lediglich die e-Rechnung gesandt und der Händler übermittelt körperlich den bestätigten Lieferschein bzw. die bestätigte Rechnungskopie unter Angabe der Referenznummer der e-Rechnung.

Schulveranstaltungen

Wird die Rechnung des Vertragspartners des Bundes (Lieferant) an die Schule selbst (Auftraggeber) adressiert, ist von einem Dienstleistungsverhältnis zwischen dem Vertragspartner und der Bundesdienststelle "Schule" auszugehen. In diesem Fall ist gemäß § 5 Abs. 2 IKTKonG eine e-Rechnung an die Schule auszustellen und zu übermitteln.

Wird jedoch die Rechnung persönlich an eine Person der Schulverwaltung (z.B. Lehrkörper) adressiert, ist von einem Dienstleistungsverhältnis zwischen dem Vertragspartner und der Privatperson auszugehen. In diesem Fall ist keine e-Rechnung erforderlich.